RESPONSABILIDADES

O Secretário tem uma variedade de responsabilidades e actua como um ponto de coordenação para o Conselho da BIBA.

  • Manter toda a documentação e ficheiros relevantes relacionados com ambos os acordos com outras instituições.
  • Manter toda a documentação e ficheiros relevantes relacionados com os processos e questões administrativas da BIBA.
  • Assegurar que as actas de todas as reuniões formais sejam registadas, assinadas e que uma cópia seja guardada.
  • Aconselhar os membros sobre questões de direitos de autor.
  • Providenciar a tradução de todos os documentos importantes para distribuição aos membros da BIBA, seja por correio eletrónico ou por publicação no sítio Web da BIBA.
  • Estabelecer contacto com os membros da Direção, dando apoio e assistência quando necessário.
  • Atuar como signatário da conta bancária da BIBA.
  • Manter uma cópia de todos os documentos financeiros relacionados com a Associação

A.G.M. E CALENDÁRIO ANUAL DE ELEIÇÕES

  • Por favor, consulte o IRR para obter a fonte exacta e única da verdade sobre o calendário das eleições
  • Enviar um e-mail a cada membro da BIBA com os procedimentos do IRR, descrições de funções e formulários de nomeação, salientando que as nomeações devem ser enviadas ao presidente da comissão eleitoral.
  • Garantir que a comissão eleitoral seja escolhida antes do início do processo eleitoral
  • Garantir que os detalhes e informações de cada candidato sejam carregados no sítio Web da BIBA e que os membros saibam onde encontrar essas informações.
  • Embora a convocação para a A.G.M. seja da responsabilidade do Presidente, procure e garanta que a convocação ocorra nas datas correctas e que os documentos de acompanhamento sejam enviados aos membros da BIBA dentro dos prazos delineados nos estatutos da BIBA.
  • Participar na A.G.M., assegurando que todos os membros presentes sejam incluídos na ata.
  • Lavrar as actas de todas as A.G.M./E.G.M. e enviá-las ao Presidente para aprovação. Após a aprovação da ata pelo Presidente, assegurar a sua tradução e inclusão no sítio Web.
  • Quando o Presidente tiver aprovado as actas, assegure-se de que as mesmas estejam disponíveis em Espanhol, Inglês e Português… e que sejam colocadas no website da BIBA.

Quaisquer outras tarefas que possam ser consideradas necessárias de tempos a tempos.